关于印发长白山管委会档案管理办法（试行）的通知

长管政办发〔2012〕29号

各区，机关各部门，各直属企事业单位，驻区各中、省直部门和单位：

《长白山管委会档案管理办法（试行）》已经管委会同意，现印发给你们，请遵照执行。

                            二○一二年九月二十日

长白山管委会档案管理办法（试行） 

第一章  总 则

第一条  为加强档案科学管理，确保档案完整与安全，便于保管和利用，更好地为长白山保护开发各项事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《吉林省档案条例》及有关规定，制定本办法。

第二条  本办法适用于长白山保护开发区区域内的（以下简称长白山区）机关、团体、企事业单位及其他组织（以下简称各单位）和个人所形成的各类档案的管理。

第三条  本办法所称档案，是指长白山区各单位以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子公文等不同形式的历史记录。

第四条  档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全。

第五条  任何单位和个人都有维护档案完整与安全的义务和对违反档案法律、法规行为进行抵制和检举的权利。 

第二章  档案机构

第六条  长白山管委会办公室（下设长白山档案馆）负责长白山区档案管理工作。其主要职责是：

（一）贯彻、执行档案工作的相关法律、法规、规章和政策；

（二）负责制定、编制、实施辖区内档案事业长远发展规划；

（三）建立健全档案工作的规章制度；

（四）负责对辖区各单位的档案工作进行协调、监督和指导，组织档案干部教育培训及档案工作宣传；

（五）参加重点工程竣工和重大科研项目档案资料的验收、鉴定；

（六）依法监督检查区内各单位的档案工作，依法查处区内违反档案法律、法规、规章的行为；

（七）按规定接收档案及有关资料，征集、征购散存的档案及有关资料，系统整理接收的档案、资料；并根据国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，确定其接收档案范围；

（八）负责库藏档案的鉴定和统计工作，开发档案信息资源，为社会提供服务；

（九）对库藏档案进行有效的保护，确保档案的完整与安全。

第七条  区内机关、团体、企事业单位和其他组织按有关规定设置相应的档案机构。其主要职责是：

（一）贯彻、执行档案工作的法律、法规、规章和政策，建立健全本单位档案管理的规章制度；

（二）集中统一管理本单位的各类档案，对所属单位的档案工作进行监督检查和指导；

（三）根据档案管理主管部门的规定，经同级档案管理部门审定，各单位可制定本系统、本行业（专业）档案管理办法以及档案业务标准和技术规范，并组织实施；

（四）组织、指导本系统、本行业（专业）档案工作理论与学术研究和业务工作的研讨及交流。

第八条  各有关单位及街道社区必须建立档案室，配备专（兼）职档案工作人员，集中管理本单位形成的档案及有关资料，指导所属单位及村社（居民）委员会的档案工作，并按规定向上级档案管理部门移交档案。

第九条  档案人员实行持证上岗制度。

第三章 归档与移交

第十条  各单位要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷，经检查合格后方可归档。

第十一条  归档要求

（一）文书档案：按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，制定本单位文件材料归档范围和保管期限规定，进行归档整理编目。以卷为单位整理的档案，质量符合国档发（1987）《机关档案工作业务建设规范》和国家档案行业标准GB∕T9705-2008《文书档案案卷格式》；以件为单位整理的档案，质量符合国家档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》； 

（二）科技档案：案卷质量符合国家质检总局发布的GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》； 

（三）会计档案：案卷质量符合（98）财会字32号《会计档案管理办法》、国家档案行业标准DA39-2008《会计档案案卷格式》； 

（四）声像档案：照片档案质量符合GB/T11821-2002《照片档案管理规范》，磁性载体档案质量符合DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》；

（五）电子档案符合GB/T18894-2002《电子文件归档与电子文件管理办法》；

（六）实物档案：对不同载体和不同形态的实物原件，以件为单位编写说明、编制目录，同时对实物原件进行拍照并存档；

（七）专业档案：符合各专业档案的整理编目规范。

第十二条  应移交长白山档案馆的档案按全宗整理。新成立或新组建的移交单位部门，全宗号由各相关单位部门提出申请，管委会档案部门依据《长白山档案馆全宗设置原则》予以确定；移交单位部门应按照经管委会档案部门审核批准的本单位归档范围、档案保管期限表、档案分类方案等对档案进行收集、整理并准确划分保管期限。 

第十三条  移交单位应将反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的具有永久保存价值的文书档案、科技档案、会计档案、专业（专门）档案（人事类、政务类、民生类）、声像档案、电子档案、实物档案等收集齐全，分门别类，系统地整理和编目，在本单位保管满5年后，一并向长白山档案馆移交。   

第十四条  档案馆（室）接收案卷时，各单位必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误，验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案馆(室)，一份本部门留存，以备查找。

第十五条  各单位对重大科研成果、新产品试制、重点建筑工程和其他技术项目进行鉴定、验收，必须有档案行政管理部门参加。归档材料不齐全、不完整、不准确的，不予验收。

第十六条  撤销、合并单位和破产企业的档案，应由原档案形成单位指定专人进行整理后，及时向同级档案部门移交。

第十七条  对保管条件差、可能导致档案严重损坏或者不安全的，经管委会档案部门同意，可以提前接收代为保管。

第十八条  各有关单位收集、征集的档案史料（包括党和国家领导人、著名人士的题词、手稿、信札、日记、声像、谱牒等），须及时向管委会档案部门移交。

第四章 保管与保护 

第十九条  各机关、团体、企事业单位和其他组织必须对各种类型和载体的档案实行集中统一管理，并制定归档范围和档案保管期限规定及档案分类方案。

第二十条  各档案部门应研究和改进档案保护技术，对档案定期进行检查，做好档案的防潮、防湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作；对已破损、褪色、霉变的档案，必须按技术规定进行修复或复制。

第二十一条  各档案部门应当设置专门档案库房，库房须与办公室、查阅室、整理室分设。

第二十二条  各档案部门库房内须配置符合标准要求的档案管理装备，有计划地配置空调机、去湿机、电子计算机、复印机、摄像机等现代化管理设备。购置的档案装备必须是档案行政管理部门监制生产的。

第二十三条  各档案部门须及时做好档案价值的鉴定工作，对已失去保存价值的档案按规定的程序进行销毁。禁止擅自销毁档案。

第五章 借阅与利用

第二十四条  档案管理部门要积极建立档案信息网络平台，按有关规定开放可开放的档案，供需求单位和个人利用档案。

第二十五条  任何单位和个人借阅档案或将档案带出档案馆（室）时，必须履行借阅手续，并按规定时限归还，不得擅自将档案带出档案馆（室）或超时限归还。任何单位和个人不得将档案材料遗失。

第二十六条  利用已开放的档案，在网域内公开的电子档案，可直接查阅、下载；到档案部门查询的，需持单位介绍信或工作证、身份证等合法证明，填写《档案查阅申请单》，经档案管理部门负责人同意可以查阅，涉密档案必须由相关领导签字同意后方可查阅。

第二十七条  查阅人事（干部）档案，查阅者必须是党员，应由党委组织部门或人事部门开具介绍信，严格履行查档程序。任何人不准查阅本人及直系亲属的档案。

第二十八条  档案管理部门提供的档案复制件和出具的档案证明，与档案原件具有同等效力。不得涂改伪造档案或出具与档案原始记录不符的证明材料。

第二十九条  档案管理部门实行有偿服务，提供利用档案和咨询服务按规定收取费用，收费标准按上级有关规定执行。利用本单位或个人形成、移交、捐赠、寄存的档案无偿提供服务，只收取复制工本费。

第三十条  档案部门要注重和加强档案及档案信息的编研、咨询等开发和利用工作，及时有效地提供档案资料信息。

第六章 奖励与处罚 

第三十一条  对模范遵守本办法有下列事迹之一的，档案行政管理部门以及有关单位，应当给予奖励。

（一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；

（三）对档案学研究作出重要贡献的；

（四）将重要或者珍贵档案捐赠给国家的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十二条  违反本办法，有下列情形之一者，由档案管理部门或会同有关部门按下列规定予以处罚，情节严重、构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

（一）拒不将应当归档的文件、资料交档案机构、档案工作人员归档的，不按照国家规定向档案馆（室）移交档案的；

（二）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（三）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；

（四）损毁、丢失、涂改、伪造档案的；

（五）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的；

（六）违反《档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；

（七）对明知违反《档案法》的行为不制止并隐瞒不报的；

（八）档案未集中统一管理的。

有前款第四、五、六项违法行为的，由档案管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，造成损失的，责令赔偿损失。有违法所得的，没收其违法所得，并按《档案法》第十六条规定征购所出卖或者赠送的档案。

第三十三条  携运禁止出境的档案或者复制件出境，由海关依法处理；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第三十四条  本办法由管委会办公室负责解释。

第三十五条  本办法自发布之日起施行。